Prawidłowe przeprowadzenie inwentaryzacji wymaga wcześniejszego zaplanowania i zaopatrzenia się w konieczne narzędzia takie jak:

  • Sprzęt komputerowy
  • Drukarki kodów kreskowych
  • Etykiety samoprzylepne
  • Skanery kodów kreskowych bezprzewodowe lub kolektory danych
  • Etykiety i tagi radiowe RFID
  • Czytniki RFID
  • Oprogramowanie do inwentaryzacji
  • Zaplanowanie harmonogramu zadań do wykonania
  • Wyznaczenie majątku podlegającego inwentaryzacji

Gotowy do pracy zestaw do inwentaryzacji

Przykładowy zestaw do inwentaryzacji sprzedawany przez firmę PWSK.

Określenie składu komisji inwentaryzacyjnej i zespołów spisowych.

  • Wydanie instrukcji inwentaryzacyjnej
  • Przeszkolenie osób biorących udział w inwentaryzacji
  • Spis z natury (komputerowo, skanerami kodu kreskowego, kolektorami danych z czytnikami kodu kreskowego lub RFID)
  • Opracowanie wyników
  • Wydruk arkuszy różnic inwentaryzacyjnych i spisu z natury
  • Likwidacja zniszczonych środków trwałych, wyposażenia i towarów

Art.26 Ustawy o Rachunkowości mówi, że prace inwentaryzacyjne mogą rozpocząć się już 1 października i potrwać do dnia 15stycznia następnego roku.

Inwentaryzację należy także wykonać w przypadkach:

  • Zmian użytkownika majątku lub na jego żądanie
  • W sytuacjach losowych jak pożar, kradzież, itp…
  • Na wniosek urzędu skarbowego, sądu, prokuratury

Inwentaryzację najlepiej wykonać na ostatni dzień miesiąca, co ułatwi uzgodnienia z księgowością.

Harmonogram prac inwentaryzacyjnych określa terminy inwentaryzacji, sposoby jej przeprowadzenia i osoby biorące w niej udział i będące za nią odpowiedzialne. Ustalony wcześniej harmonogram zapewni wykonanie terminowej inwentaryzacji w wyznaczonym ustawą czasie.

W skład zespołu spisowego nie mogą wchodzić osoby odpowiedzialne za spisywany majątek oraz rozliczające go księgowo. Należy wybrać osoby dysponujące wiedzą na temat inwentaryzowanych przedmiotów.

Spis z natury rozbija się na poszczególne zespoły spisowe przydzielając im zadane pole spisowe zgodne z zakresem odpowiedzialności za dany majątek jednej osoby.

Przed przystąpieniem do inwentaryzacji wszystkie środki trwałe, wyposażenie, towary należy uporządkować, pogrupować i sprawdzić ich oznakowanie.

Każdy ze składników majątku powinien być czytelnie i trwale oznakowany, najlepiej za pomocą etykiet inwentaryzacyjnych, kodów kreskowych lub znaczników zbliżeniowych RFID. Będzie to podstawą ich prawidłowej i szybkiej identyfikacji podczas spisu z natury.

etykiety inwentaryzacyjne

etykieta-inwentaryzacyjna-rfid-uhf

Dokumenty inwentaryzacyjne:

  • zarządzenie o przeprowadzeniu inwentaryzacji,
  • oświadczenia osób odpowiedzialnych o zgodności stanu ich majątku,
  • arkusze spisu z natury
  • wykaz niedoborów i nadwyżek
  • Zestawienie różnic inwentaryzacyjnych
  • podsumowanie inwentaryzacji

arkusz-spisu-z-natury

program-do-inwentaryzacji-wydruk-roznic-inwentaryzacyjnych

Przy inwentaryzacji należy kierować się zasadami:

  • Stosowanie przepisów prawa
  • Składy kilkuosobowe zwiększają wiarygodność spisu
  • Dotrzymywaniu terminów
  • Rzetelności i dokładności wykonywania wszystkich oględzin i zliczania majątku, oraz określania jego stanu
  • Ograniczonego zaufania do osób i wyników oględzin
  • Kompletności całego procesu inwentaryzacji