Przeprowadź spis z natury szybko, sprawnie i bez pomyłek
Czy spis z natury na koniec roku zawsze musi wiązać się z trwającym wiele dni, ręcznym wypełnianiem tysięcy rubryk? A może warto skorzystać z dobroci technologii?
Elektroniczny Spis z Natury wspomaga inwentaryzację upraszczając i przyśpieszając wszystkie jej aspekty. Kto raz spróbuje tej metody inwentaryzacji, ten już nigdy nie będzie chciał wrócić do żmudnego, ręcznego wypełniania papierowych rubryk lub arkuszy Excela.
Elektroniczny Spis z Natury sam grupuje i sortuje wszystkie wprowadzone dane. Podlicza sumy i pokazuje różnice. Stanowi nieocenioną pomoc dla komisji inwentaryzacyjnej. Nawet jeżeli nie stosujesz kodu kreskowego lub radiowych etykiet RFID, tylko ręcznie wprowadzasz dane do komputera.
Elektroniczny Spis z Natury – Excel, wzór i 4 szybkie kroki
1. Arkusz spisu z natury – wzór wypełnienia
Przykładowy wydruk przedstawia wzór arkusza do przeprowadzenia spisu z natury. Wszystkie dane są czytelnie i przejrzyście przedstawione. Członkowie zespołu spisowego nie mają trudności z odczytaniem numerów inwentarzowych, nazw środków trwałych i numerów fabrycznych wyposażenia ponieważ arkusz inwentaryzacyjny jest przygotowany w sposób przemyślany.
Arkusz spisu z natury Excel możesz wydrukować dla całej firmy lub tylko dla wybranej lokalizacji czy rodzaju majątku. Zyskujesz dzięki temu możliwość przeprowadzenia inwentaryzacji cząstkowej.
2. Przeprowadzenie elektronicznego spisu z natury
Elektroniczny spis z natury polega na odczytaniu numeru inwentarzowego danego przedmiotu i wprowadzeniu go do kolumny programu Spisana ilość lub bezpośrednio do programu Szybka Inwentaryzacja.
Jeśli chcesz sporządzić spis z natury w placówce oświaty, zobacz specjalne zestawy przygotowane do inwentaryzacji w szkole.
3. Oznakowanie majątku
Warunkiem szybkiego spisu z natury jest czytelne oznakowanie majątku. Obecnie stosowane są kody kreskowe lub nowoczesne etykiety radiowe RFID, ale równie dobrze możesz wykorzystać stare oznaczenia farbą lub flamastrem.
Po wprowadzeniu wyników spisu z natury, program intuicyjnie i wygodnie przeszuka inwentarz według numerów inwentarzowych, nazwy lub nawet fragmentu nazwy środka trwałego czy wyposażenia. To znaczenie szybsze i mniej męczące niż przeszukiwanie ręcznie spisanych i wydrukowanych pozycji. Dodatkowo, łatwo wykryjesz i skorygujesz wszelkie pomyłki.
4. Wydruk elektronicznych arkuszy różnic inwentaryzacyjnych
Na koniec wystarczy wydrukować arkusz różnic inwentaryzacyjnych.
Wydruk pokaże:
- przedmioty spisane zgodnie ze swoją przypisaną lokalizacją,
- prawidłową lokalizację spisanego nadwyżkowego wyposażenia,
- aktualną lokalizację wyposażenia, którego zabrakło w spisywanym miejscu.
Tak dokładne dane umożliwiają szybką ocenę, czy nowa lokalizacja jest błędna, a przedmiot musi wrócić do pierwotnej lokalizacji, czy też jest ona prawidłowa i to ewidencję należy skorygować.
Jeżeli chcesz jeszcze bardziej przyśpieszyć cały proces, pomogą Ci w tym:
- inwentaryzacja kodem kreskowym lub
- inwentaryzacja RFID za pomocą radiowych etykiet zbliżeniowych.
Zastanów się, czy nie warto wdrożyć tych metod inwentaryzacji, aby móc przeznaczyć energię na ważniejsze dla Twojej działalności i mniej nużące czynności. Samo wdrożenie elektronicznego systemu do inwentaryzacji nie wymaga dużych nakładów sił, a zaoszczędzony czas szybko przeważy nad kosztem zakupu programu.
Chcesz bezpłatnie poznać Szybką Inwentaryzację®?
Pobierz wersję demo programu
Nestle Polska S.A. – opinia:
“W efekcie projektu, zewidencjonowano ponad 4 tys. środków trwałych. Do sprawnego przeprowadzenia przedsięwzięcia wykorzystano technologię RFID, co znacznie przyśpieszyło i uprościło całą procedurę. Współpracę z firmą PWSK uznajemy za wzorcową. Projekt został zrealizowany w umówionym terminie, zgodnie z wcześniej ustalonymi założeniami.” – Specjalista Marcin Antoniuk
