Przeprowadź spis z natury szybko, sprawnie i bez pomyłek
Czy spis z natury na koniec roku zawsze musi wiązać się z trwającym wiele dni, ręcznym wypełnianiem tysięcy rubryk? A może warto skorzystać z dobroci technologii? Program Elektroniczny Spis z Natury wspomaga inwentaryzację upraszczając i przyśpieszając wszystkie jej aspekty. Kto raz spróbuje tej metody inwentaryzacji, ten już nigdy nie będzie chciał wrócić do żmudnego, ręcznego wypełniania papierowych rubryk lub arkuszy Excela.
Elektroniczny Spis z Natury sam grupuje i sortuje wszystkie wprowadzone dane. Podlicza sumy i pokazuje różnice. Stanowi nieocenioną pomoc dla komisji inwentaryzacyjnej. Nawet jeżeli nie stosujesz kodu kreskowego lub radiowych etykiet RFID, tylko ręcznie wprowadzasz dane do komputera.
Program Elektroniczny Spis z Natury – 4 szybkie kroki
1. Arkusz spisu z natury – wydruk
Przykładowy wydruk przedstawia wzór arkusza do przeprowadzenia spisu z natury. Wszystkie dane są czytelnie i przejrzyście przedstawione. Członkowie zespołu spisowego nie mają trudności z odczytaniem numerów inwentarzowych, nazw środków trwałych i numerów fabrycznych wyposażenia.
Arkusz spisu z natury możesz wydrukować dla całej firmy lub tylko dla wybranej lokalizacji czy rodzaju majątku. Zyskujesz dzięki temu możliwość przeprowadzenia inwentaryzacji cząstkowej.
2. Przeprowadzenie elektronicznego spisu z natury
Elektroniczny spis z natury polega na odczytaniu numeru inwentarzowego danego przedmiotu i wprowadzeniu go do kolumny programu Spisana ilość lub bezpośrednio do programu Szybka Inwentaryzacja.
Jeśli chcesz sporządzić spis z natury w placówce oświaty, zobacz specjalne zestawy przygotowane do inwentaryzacji w szkole.
3. Oznakowanie majątku
Warunkiem szybkiego spisu z natury jest czytelne oznakowanie majątku. Obecnie stosowane są kody kreskowe lub nowoczesne etykiety radiowe RFID, ale równie dobrze możesz wykorzystać stare oznaczenia farbą lub flamastrem.
Inwentaryzacja komputerowa po wprowadzeniu wyników spisu z natury do programu pozwala na intuicyjne i wygodne przeszukiwanie inwentarza według numerów inwentarzowych, nazwy lub nawet fragmentu nazwy środka trwałego czy wyposażenia. Jest to znaczenie szybsze i mniej męczące niż przeszukiwanie ręcznie spisanych i wydrukowanych pozycji. Dodatkowo łatwo wykryjesz i skorygujesz wszelkie pomyłki.
4. Wydruk elektronicznych arkuszy różnic inwentaryzacyjnych
Na koniec wystarczy wydrukować arkusz różnic inwentaryzacyjnych. Pokaże on wszystkie różnice w stosunku do prowadzonej ewidencji.
Wydruk pokaże:
- przedmioty spisane zgodnie ze swoją przypisaną lokalizacją,
- prawidłową lokalizację spisanego nadwyżkowego wyposażenia,
- aktualną lokalizację wyposażenia, którego zabrakło w spisywanym miejscu.
Tak dokładne dane umożliwiają szybką ocenę, czy nowa lokalizacja jest błędna, a przedmiot musi wrócić do pierwotnej lokalizacji, czy też jest ona prawidłowa i to ewidencję należy skorygować.
Jeżeli chcesz jeszcze bardziej przyśpieszyć cały proces, pomogą Ci w tym:
- inwentaryzacja kodem kreskowym lub
- inwentaryzacja RFID za pomocą radiowych etykiet zbliżeniowych.
Zastanów się, czy nie warto wdrożyć tych metod inwentaryzacji, aby móc przeznaczyć energię na ważniejsze dla Twojej działalności i mniej nużące czynności. Samo wdrożenie elektronicznego systemu do inwentaryzacji nie wymaga dużych nakładów sił, a zaoszczędzony czas szybko przeważy nad kosztem zakupu programu.
Chcesz bezpłatnie poznać Szybką Inwentaryzację®?
Pobierz wersję demo programu
Nestle Polska S.A. – opinia:
“W efekcie projektu, zewidencjonowano ponad 4 tys. środków trwałych. Do sprawnego przeprowadzenia przedsięwzięcia wykorzystano technologię RFID, co znacznie przyśpieszyło i uprościło całą procedurę. Współpracę z firmą PWSK uznajemy za wzorcową. Projekt został zrealizowany w umówionym terminie, zgodnie z wcześniej ustalonymi założeniami.” – Specjalista Marcin Antoniuk
