Bez względu na to czy masz do czynienia z inwentaryzacją w dużym przedsiębiorstwie, małej firmie, w szkole, czy urzędzie, gdy nadchodzi koniec roku zawsze nasuwają się podobne pytania. Jak przeprowadzić inwentaryzację sprawnie, przy jak najmniejszym nakładzie sił? Co zrobić, żeby tym razem obyło się bez komplikacji? Sprawdź, jak przeprowadzić inwentaryzację środków trwałych.
Mówi się, że mając sześć godzin na ścięcie drzewa, pierwsze cztery najlepiej spędzić na ostrzeniu siekiery. Podobnie w przypadku inwentaryzacji, przemyślenie i zaplanowanie poszczególnych jej etapów uchroni Cię przed niepotrzebnym stresem czy koniecznością przeprowadzania nużącego śledztwa w przypadku pojawienia się różnic inwentarzowych. Ważny jest sposób przeprowadzenia inwentaryzacji i użycie odpowiednich narzędzi.
Jak więc przygotować się do spisu z natury tak, żeby nic nas nie zaskoczyło? Jak przeprowadzić inwentaryzację środków trwałych rzetelnie od samego początku?
Z pomocą przychodzi komputerowy system do inwentaryzacji, który nie dość, że wykona część nieprzyjemnych czynności za Ciebie, to jeszcze sprawdzi, czy nigdzie nie popełniono błędów.
Dla ułatwienia sobie pracy, każde duże zadanie warto rozbić na kilka mniejszych elementów. Przemyślana inwentaryzacja krok po kroku znacząco usprawni cały proces. W myśl tej zasady poniżej pokażemy remanent z programem do inwentaryzacji, a w jego planowaniu pomogą Ci zaprezentowane przez nas 4 etapy inwentaryzacji.
Jak przeprowadzić inwentaryzację środków trwałych?
Etap 1: Przygotowanie do inwentaryzacji na komputerze
Na początek wyposaż się we wszystkie elementy konieczne do inwentaryzacji majątku. W przypadku inwentaryzacji na komputerze są to:
Poza tym pamiętaj o powołaniu komisji inwentaryzacyjnej i zespołu spisowego, przygotować stosowną dokumentację (druki ścisłego zarachowania) oraz harmonogram inwentaryzacji.
Po wykonaniu powyższych czynności, czekają nas już tylko trzy kolejne etapy inwentaryzacji.
Etap 2: Znakowanie środków trwałych naklejkami z kodami kreskowymi lub chipami RFID
Ważnym aspektem komputerowej inwentaryzacji wyposażenia jest oznaczenie majątku w trwały i jednoznaczny sposób, dlatego w drugim kroku powinieneś oznaczyć wszystkie składniki majątku.
Inwestując jednorazowo czas w trwałe oznakowanie nie będziesz musiał tego robić przy każdej kolejnej inwentaryzacji i zaoszczędzisz mnóstwo czasu.
Unikaj papierowych, nietrwałych etykiet inwentaryzacyjnych zadrukowanych przez drukarki laserowe. Są bardzo tanie, ale to tylko pozorna oszczędność, która szybki zmusi Cię do ponownego oklejania inwentarza. Przeczytaj więcej o inwentaryzacji kodami kreskowymi.
Poza trwałymi etykietami foliowymi rozważ też oznakowanie przedmiotów zbliżeniowymi chipami RFID, które w przypadku niektórych środków trwałych lub w specyficznych warunkach pracy mogą sprawdzić się o wiele lepiej.
Więcej o tagach RFID przeczytasz w naszym artykule inwentaryzacja RFID.
Etap 3: Spis z natury środków trwałych na komputerze
Po zadbaniu o trwałe oznakowanie majątku możesz przejść do sedna inwentaryzacji, czyli spisu z natury. W przypadku skomputeryzowanej inwentaryzacji możesz wspomóc się skanerem kodów kreskowych lub mobilnym czytnikiem danych.
Zasad działania zwyczajnego skanera kodów kreskowych nie trzeba nikomu przybliżać. Godny uwagi jest mobilny czytnik danych. To przenośne urządzenie wyposażone w aplikację Mobilny Inwentaryzator stanowiące część systemu Szybka Inwentaryzacja. Informację o skanowanych tym czytnikiem kodach kreskowych lub chipach RFID pozostają w urządzeniu.
Dzięki temu możesz swobodnie poruszać się pomiędzy pomieszczeniami w trakcie inwentaryzacji, a dopiero po zakończonej pracy przenieść jednocześnie wszystkie dane do bazy Szybkiej Inwentaryzacji. Co więcej, Mobilny Inwentaryzator cały czas nadzoruje poprawność prowadzonego spisu z natury.
Porównaj przebieg inwentaryzacji przeprowadzanej z użyciem kodów kreskowych i znaczników RFID
Inwentaryzacja z kodami kreskowymi
Inwentaryzacja ze znacznikami RFID
Etap 4: Arkusz różnic inwentaryzacyjnych, rozliczenie i zakończenie inwentaryzacji
Po zakończeniu spisu z natury w systemie komputerowej inwentaryzacji automatycznie wygenerujesz zarówno wypełniony arkuszu spisu z natury, jak i wydruk różnic inwentaryzacyjnych.
Te dokumenty zawierają szczegółowe informacje o lokalizacji środków trwałych i wyposażenia oraz miejscach, w których pojawiły się braki oraz nadwyżki. Stanowią jednocześnie bazę pod kolejną inwentaryzację, która od teraz będzie przebiegać znacznie sprawniej.
Po skompletowaniu dokumentacji możesz sporządzić sprawozdanie z inwentaryzacji, zaktualizować informacje w ewidencji księgowej i zarchiwizować dokumenty. Tym sposobem zakończysz wszystkie 4 etapy inwentaryzacji.
Teraz już wiesz, jak zrobić inwentaryzację środków trwałych. Ta metoda uwolni Cię od niepotrzebnego stresu i nużących czynności oraz pozwoli Ci mieć wszystko elektronicznie udokumentowane w jednym miejscu. Jednorazowy wysiłek przy wprowadzeniu tego systemu będzie procentował przez lata.
Potrzebujesz rozwiązania do inwentaryzacji?
Przetestuj wersję demonstracyjną Szybkiej Inwentaryzacji lub umów się na pokaz zdalny.
Sprawdź, jak przebiegały wdrożenia Szybkiej Inwentaryzacji
