Co zyskała placówka samorządowa dzięki systemowi Szybka Inwentaryzacja?

Majątek podlegający inwentaryzacji

Przedstawiamy opis wdrożenia systemu Szybka Inwentaryzacji w samorządowej instytucji publicznej prowadzącej działalność kulturalną, edukacyjną oraz sportowo-rekreacyjną.

Problemy

Szeroki zakres wydarzeń organizowanych przez opisywaną instytucję wiąże się z posiadaniem na stanie zróżnicowanych środków trwałych, których ilość przekracza 4500. Spis z natury takiej ilości przedmiotów bez wsparcia zinformatyzowanego systemu był niezwykle trudny i czasochłonny.

Przed wdrożeniem systemu PWSK, spis z natury przeprowadzany był na papierze. Ciągła rotacja sprzętu pomiędzy wieloma oddziałami, pobieranie środków trwałych przez pracowników różnych filii placówki, duża liczba miejsc użytkowania majątku – to wszystko uniemożliwiało wydajną inwentaryzację.

Wdrożone rozwiązanie

Wdrożenie miało miejsce w czerwcu 2018 roku. W ramach projektu zainstalowano system Szybka Inwentaryzacja wspierany przez mobilne oprogramowanie Mobilny Inwentaryzator.

Za główny cel wdrożenia postawiono usprawnienie całego procesu spisu z natury oraz rozwiązanie problemu pojawiających się różnic inwentaryzacyjnych.

W skład sprzętu podlegającego inwentaryzacji wchodziło:

wyposażenie biura, meble, sprzęt kuchenny
sprzęt sportowy
elektronarzędzia
sprzęt IT

instrumenty muzyczne

Ważnym czynnikiem przy planowaniu wdrożenia był dobór odpowiednich etykiet, które pozwolą na jednolite oznaczenie różnorodnych środków trwałych, oprą się nieprzyjaznym czynnikom atmosferycznym, oraz będą na tyle wytrzymałe, że jednorazowe oznaczenie wystarczy na cały cykl życia przedmiotu.

W czasie wdrożenia zainstalowano oprogramowanie Szybka Inwentaryzacja na komputerach stacjonarnych, zainstalowano program Mobilny Inwentaryzator na przenośnych czytnikach danych oraz skonfigurowano drukarkę kodów kreskowych.

Częścią wdrożenia było jednodniowe szkolenie pracowników wytypowanych jako operatorzy systemu. Takie szkolenie okazało się wystarczające, aby pracownicy niemający wcześniej styczności ze skomputeryzowanymi systemami do inwentaryzacji opanowali zasady jego działania i sposób obsługi.

Kolejnym krokiem po instalacji sprzętu i oprogramowania było stworzenie kartotek w programie Szybka Inwentaryzacja dla całego sprzętu podlegającego spisowi z natury. Do każdej z kartotek w programie przypisany został kod kreskowy, który po wygenerowaniu został wydrukowany w formie etykiet przy pomocy specjalistycznej drukarki kodów kreskowych. Następnie pracownicy okleili wydrukowanymi etykietami samoprzylepnymi całe wyposażenie.

Wykorzystane etykiety inwentaryzacyjne zostały uprzednio wyselekcjonowane w testach odporności na zmywanie oraz uszkodzenia mechaniczne. Właściwe etykiety zostały wybrane spośród puli produktów kilkunastu producentów.

Rezultaty

Po tych przygotowaniach możliwe było przystąpienie do spisu z natury przy użyciu przenośnego czytnika danych wyposażonego w oprogramowanie Mobilny Inwentaryzator. Zgromadzone w terenie dane były przesyłane do bazy danych będącej częścią programu Szybka Inwentaryzacja. Po zakończeniu spisu z natury program wygenerował szczegółowy bilans inwentaryzacji z uwzględnieniem nadwyżek i niedoborów.

System firmy PWSK wciąż jest wykorzystywany przez opisywaną instytucję do przeprowadzania spisu z natury. Jego wdrożenie wyraźnie przyspieszyło i uporządkowało proces inwentaryzacji. To z kolei pozwoliło pracownikom poświęcić więcej uwagi innym kluczowym czynnościom.

Metryka klienta

KLIENT:

Ośrodek Kultury

ZASIĘG WDROŻENIA:
2 oddziały placówki z wdrożonym systemem – około 4 500 środków trwałych podlegających inwentaryzacji
CZAS WDROŻENIA:
czerwiec 2018
WDROŻONE ROZWIĄZANIA:
Szybka Inwentaryzacja, Mobilny Inwentaryzator
OSIĄGNIĘTY REZULTAT:
– spis z natury przyspieszony o 60%

Zobacz także