Przeprowadź spis z natury szybko, sprawnie i bez pomyłek
Elektroniczny arkusz spisu z natury przyspiesza jeden z istotniejszych elementów zarządzania majątkiem, jakim jest okresowy spis z natury. To on weryfikuje stan księgowy ze stanem faktycznym. Wykonywany tradycyjnie angażuje jednak zbyt wiele czasu i energii, dlatego warto go usprawnić.
Co to jest spis z natury?
Spis z natury to forma inwentaryzacji, która polega na dokładnym określeniu rzeczywistego stanu towarów handlowych, majątku i jego składników. Obowiązek przeprowadzania spisu z natury wynika z ustawy i w różnym stopniu dotyczy różnych przedsiębiorstw.
Kiedy trzeba sporządzić spis z natury?
W zależności od sytuacji danego przedsiębiorstwa spis z natury należy wykonać każdorazowo:
- na dzień 1 stycznia,
- w przypadku zmiany struktury właścicielskiej (wspólnika lub proporcji udziałów),
- na koniec każdego roku podatkowego,
- na dzień rozpoczęcia działalności,
- w przypadku likwidacji działalności.
Arkusz spisu z natury - wzór wypełnienia
Standardowym dokumentem umożliwiającym sporządzenie rzetelnej inwentaryzacji jest arkusz spisu z natury. Wzór takiego arkusza można pobrać stąd:
Arkusz spisu z natury w Excel ten jest jednak przydatny tylko w przypadku ręcznego przeprowadzania inwentaryzacji, która coraz częściej ustępuje miejsca inwentaryzacji elektronicznej. Jest ona znacznie prostsza, szybsza i wymaga o wiele mniej wysiłku.
Co powinien zawierać arkusz spisu z natury?
Bez względu na to czy inwentaryzacja jest przeprowadzana w sposób ręczny czy elektroniczny, arkusz spisu z natury musi posiadać odpowiednie informacje, takie jak:
- kolumny z danymi na temat spisywanego majątku (nazwa, indeks, numer inwentarzowy, jednostkę miary, ilość, wartość, itp.)
- numerowane pozycje składników majątku,
- nazwę inwentaryzowanego podmiotu (przedsiębiorstwa, oddziału, jednostki),
- nazwiska osób wchodzących w skład komisji spisowej,
- numerowane strony,
- datę przeprowadzenia inwentaryzacji.
Przykładowy arkusz spisu z natury
Elektroniczny spis z natury - co jest potrzebne do jego przeprowadzenia?
stosownych oznaczeń składników majątku (etykiety z kodami kreskowymi lub znaczniki RFID),
inwentaryzatora mobilnego skanującego kody kreskowe lub tagi RFID, wyposażonego w odpowiednią aplikację.
Wszystkie te elementy można zamówić kontaktując się z nami, żeby uprościć i przyspieszyć spis z natury. Inwentaryzacja wykonana w ten sposób będzie nie tylko szybsza, ale i pozbawiona błędów wynikających z ręcznego uzupełniania arkusza spisu z natury.
Elektroniczny spis z natury. Etapy przeprowadzenia
Prawidłowo przeprowadzony elektroniczny spis z natury składa się z czterech etapów:
1. Zainstalowanie programu do inwentaryzacji
Po instalacji należy podłączyć mobilny inwentaryzator i drukarkę kodów kreskowych. Po przeprowadzonych czynnościach aplikacja automatycznie wygeneruje arkusz spisu z natury (excel) oraz niezbędne zestawienia.
2. Oznakowanie środków trwałych
Po instalacji należy oznakować wszystkie składniki majątku, które podlegają spisowi z natury. Jeśli majątek jest już oznakowany, można wprowadzić do bazy danych używaną numerację i przystąpić do spisu. Poszczególne składniki majątku znakujemy zawsze unikalnymi numerami (powiązanymi z numerem inwentarzowym) zapisanymi albo w postaci kodów kreskowych na etykietach, albo jako informację elektroniczną w tagach RFID.
3. Spis z natury - inwentaryzacja właściwa
Przeprowadzenie dokładnego spisu wszystkich składników inwentaryzowanego majątku. Czynność ta prowadzona ręcznie sprawia zwykle wiele problemów, zarówno czasowych jak i formalnych (błędy i pomyłki). Na szczęście arkusz spisu z natury wypełniany elektronicznie eliminuje te niedogodności. Wygodny odczyt zapewnia mobilny kolektor danych (inwentaryzator), a gromadzone informacje są przetwarzane automatycznie w systemie, który generuje końcowe zestawienia.
4. Wydruk zestawień i przekazanie arkusza różnic inwentaryzacyjnych do rozliczenia
Po zakończonym liczeniu majątku należy stworzyć, najlepiej automatycznie, odpowiednie zestawienia, aby prawidłowo zakończyć spis z natury. Excel nie daje takich możliwości, ponieważ rozliczenia, jak i cały proces, trzeba obsłużyć ręcznie. Dlatego znacznie szybszym i wygodniejszym sposobem na wygenerowanie zestawień różnic majątkowych jest inwentaryzacja elektroniczna. Automatycznie utworzone różnice inwentaryzacyjne pozwolą Ci rozliczyć rozbieżności pomiędzy stanem księgowym a stanem faktycznym.
Z programu Szybka Inwentaryzacja skorzystali TVP3, PEPSICO, Enter Air, Miasto Stołeczne Warszawa, FritoLay, Hotel Nosalowy Dwór, Lajkonik, Muzeum Sztuki Nowoczesnej i wielu innych.
