4 etapy komputerowej inwentaryzacji środków trwałych i wyposażenia

Bez względu na to czy masz do czynienia z inwentaryzacją w dużym przedsiębiorstwie, małej firmie, w szkole, czy urzędzie, gdy nadchodzi koniec roku zawsze nasuwają się podobne pytania. Jak przeprowadzić inwentaryzację sprawnie, przy jak najmniejszym nakładzie sił? Co zrobić, żeby tym razem obyło się bez komplikacji?

Mówi się, że mając sześć godzin na ścięcie drzewa, pierwsze cztery najlepiej spędzić na ostrzeniu siekiery. Podobnie w przypadku inwentaryzacji, przemyślenie i zaplanowanie poszczególnych jej etapów uchroni Cię przed niepotrzebnym stresem czy koniecznością przeprowadzania nużącego śledztwa w przypadku pojawienia się różnic inwentarzowych.

Jak więc przygotować się do spisu z natury tak, żeby nic nas nie zaskoczyło?
Z pomocą przychodzi komputerowy system do inwentaryzacji, który nie dość, że wykona część nieprzyjemnych czynności za Ciebie, to jeszcze sprawdzi, czy nigdzie nie popełniono błędów.

Dla ułatwienia sobie pracy, każde duże zadanie warto rozbić na kilka mniejszych elementów. W myśl tej zasady poniżej pokażemy remanent z programem do inwentaryzacji w 4 etapach i pomożemy Ci zaplanować je wszystkie.

Etap 1: Przygotowanie do inwentaryzacji na komputerze

Na początek wyposaż się we wszystkie elementy konieczne do inwentaryzacji majątku. W przypadku inwentaryzacji na komputerze są to:
drukarka kodów kreskowych,
samoprzylepne etykiety foliowe (opcjonalnie również chipy RFID),
urządzenie skanujące kody kreskowe w formie skanera kodów kreskowych lub czytnika danych.

Poza tym pamiętaj o powołaniu komisji inwentaryzacyjnej i zespołu spisowego, przygotować stosowną dokumentację (druki ścisłego zarachowania) oraz harmonogram inwentaryzacji.
Tak przygotowani możemy śmiało przejść do kolejnego etapu.

Etap 2: Znakowanie środków trwałych naklejkami z kodami kreskowymi lub chipami RFID

Ważnym aspektem komputerowej inwentaryzacji wyposażenia jest oznaczenie majątku w trwały i jednoznaczny sposób. Trwałe znakowanie to inwestycja, która zwraca się przy każdej inwentaryzacji i zaoszczędzi Ci w przyszłości mnóstwo czasu.

Dobrze dopasowane do zadania etykiety z kodami kreskowymi nigdy nie wyblakną, nie odkleją się pod wpływem czynników atmosferycznych lub mycia i raz naklejone pozostaną czytelne aż do zakończenia eksploatacji przedmiotu.

Należy unikać papierowych, nietrwałych etykiet inwentaryzacyjnych zadrukowanych przez drukarki laserowe. To tylko pozorna oszczędność, która szybki zmusi Cię do ponownego oklejania inwentarza.

Poza trwałymi etykietami foliowymi warto również zainteresować się zbliżeniowymi chipami RFID, które w przypadku niektórych środków trwałych lub w specyficznych warunkach pracy mogą sprawdzić się lepiej.

Więcej o tych chipach znajdziesz w naszym artykule inwentaryzacja RFID.

Etap 3: Spis z natury środków trwałych na komputerze

Po zadbaniu o trwałe oznakowanie majątku możemy przejść do sedna inwentaryzacji, czyli spisu z natury. W przypadku skomputeryzowanej inwentaryzacji możemy wspomóc się skanerem kodów kreskowych lub mobilnym czytnikiem danych.

Zasad działania zwyczajnego skanera kodów kreskowych nie trzeba nikomu przybliżać. Godny uwagi jest mobilny czytnik danych. To przenośne urządzenie wyposażone w aplikację Mobilny Inwentaryzator stanowiące część systemu Szybka Inwentaryzacja. Informację o skanowanych tym czytnikiem kodach kreskowych lub chipach RFID pozostają w urządzeniu.

Dzięki temu możesz swobodnie poruszać się pomiędzy pomieszczeniami w trakcie inwentaryzacji, a dopiero po zakończonej pracy przenieść jednocześnie wszystkie dane do programu Szybka Inwentaryzacja. Co więcej, Mobilny Inwentaryzator cały czas nadzoruje poprawność prowadzonego spisu z natury.

Etap 4: Arkusz różnic inwentaryzacyjnych, rozliczenie i zakończenie inwentaryzacji

Po zakończeniu spisu z natury w systemie komputerowej inwentaryzacji automatycznie wygenerujesz zarówno wypełniony arkuszu spisu z natury, jak i wydruk różnic inwentaryzacyjnych.

Te dokumenty zawierają szczegółowe informacje o lokalizacji środków trwałych i wyposażenia oraz miejscach, w których pojawiły się braki oraz nadwyżki. Stanowią jednocześnie bazę pod kolejną inwentaryzację, która od teraz będzie przebiegać znacznie sprawniej.

Po skompletowaniu dokumentacji możemy sporządzić sprawozdanie z inwentaryzacji, zaktualizować informacje w ewidencji księgowej i zarchiwizować dokumenty.

Inwentaryzacja przeprowadzona tą metodą uwolni Cię od niepotrzebnego stresu i nużących czynności oraz pozwoli Ci mieć wszystko elektronicznie udokumentowane w jednym miejscu. Jednorazowy wysiłek przy wprowadzeniu tego systemu będzie procentował przez lata.

Potrzebujesz programu do inwentaryzacji?

Przetestuj wersję demonstracyjną Szybkiej Inwentaryzacji lub umów się na pokaz zdalny.​

Przeczytaj także: